Какой продукт производит бухгалтер
Содержание статьи
Как убедить генерального директора, что бухгалтерия не зря получает зарплату
Чем поможет эта статья: Достигнуть взаимопонимания с директором с помощью перечня продуктов, которые производит бухгалтерия.
От чего убережет: От выполнения ненужных, но трудозатратных обязанностей.
«Чем вы сегодня занимались все утро?» — спрашивает генеральный директор, заходя в кабинет к главному бухгалтеру. «Изучала изменения в законодательстве», — с уверенностью в голосе говорит она. «Понятно, а полезного ничего не получилось сделать?» — задает второй вопрос начальник. Главбух недоуменно молчит, не зная, что ответить, а директор, расстроившись, выходит из кабинета…
Об авторе
Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.
Поведение руководителя объяснимо. Он ежемесячно выплачивает своим сотрудникам их оклады и хочет быть уверен, что делает это не зря.
Но ведь и бухгалтерия играет в компании очень важную роль — вот только правильно показать результаты своей работы зачастую не может. Поэтому имеет смысл предъявить руководству список продуктов, которые производит бухгалтерия. С его помощью директор наконец-то поймет, на что тратится ваше рабочее время.
Чтобы составить такой список, поговорим о свойствах, которыми обладает каждый продукт, в том числе и бухгалтерский. Это измеримость, наличие заказчика и уровень качества, согласованный с заказчиком.
Вам знакома ситуация: директор считает, что бухгалтерия потратила слишком много времени на нестоящее дело?
Первое свойство бухгалтерского продукта — измеримость
Любой продукт должен быть измерим, а значит, закончен. Следовательно, нужно полностью отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной форме «сделать». Неправильно говорить: «Я рассчитывала налоги и готовила декларацию», правильно: «Я рассчитала налоги и подготовила декларацию». Неправильно: «Я договаривалась с налоговой инспекцией», правильно: «Я договорилась с налоговой инспекцией». Со временем этот навык разговора в формате законченных дел должен быть доведен до автоматизма.
Чтобы понять директора, попытаемся встать на его место. Представьте, что вы делаете у себя ремонт и каждый день оцениваете результаты работы мастеров. В один из дней вы обнаруживаете, что ничего не сделано. А рабочие просят оплату, объясняя, что они были на рынке и выбирали плитку на кухню, подходящую по качеству и цене. «Нашли такую плитку?» — «Нет». — «Тогда за что платить? Вот когда купите и она мне понравится, я заплачу за эту работу». И будете совершенно правы, ведь вы платите не за процесс, а за результат. Поэтому когда они найдут красивую и недорогую плитку, вы, возможно, не только рассчитаетесь с ними за дни, потраченные на поиски, но еще и премию дадите.
Частая ошибка
Нужно отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной «сделать». Неправильно: «я рассчитывала налоги», правильно: «я рассчитала налоги».
В ситуации с изучением изменений законодательства начальник не увидел главного — результата. Казалось бы, что тут непонятного? Чтобы работать с налогами, с отчетностью, нужно быть в курсе всех нововведений. Но директор не знает, что такое «работать с налогами». Правильно рассчитывать, оптимизировать — может ответить главбух. А где же все-таки результат? Если бы руководитель увидел, что, прочитав какую-либо статью, бухгалтер предложил конкретные схемы оптимизации, которые позволят сократить налоги на конкретные суммы, тогда и результат понятен, и оплатить время на его достижение не жалко.
Второе свойство бухгалтерского продукта — наличие заказчика
Иногда бухгалтерия делает работу, которая при более пристальном рассмотрении оказывается никому не нужна. Вот документы от отдела снабжения — истребовать их бывает непросто. Бухгалтер каждый день звонит, беспокоится: «Где документы?» А генеральный директор спрашивает: «Кто вас просил этим заниматься? Я не готов платить вам за это деньги! Те документы, которые приносят своевременно, принимайте к учету в этом месяце. Принесли в следующем месяце — принимайте в следующем. И людей от работы не отвлекайте!»
Пока руководитель, то есть заказчик, не поймет, что получать документы от других отделов вовремя очень важно, он будет недоволен. Попробуйте объяснить, что из-за этого компания теряет, скажем, 270 000 руб. оборотных средств в виде НДС, который замораживается в расчетах с бюджетом из месяца в месяц. Если директор посчитает, что терять такую сумму жалко, то он не будет возражать, чтобы бухгалтерия выполняла эту работу. Но он может отреагировать и по-другому: «Да ладно, что нам эти 270 тысяч? У нас оборот 100 миллионов в месяц, а вы тут со своими копейками!»
А как вы сами отнесетесь к тому, что ваш подчиненный занимается работой, которую вы ему не поручали и находите бесполезной? Если вы уверены в важности той или иной функции, убедите в этом своего начальника. А он примет решение, включать ее в перечень продуктов бухгалтерии или нет.
Важная деталь
Если вы уверены в важности той или иной функции, которую выполняет бухгалтерия, убедите в этом своего начальника.
Третье свойство бухгалтерского продукта — уровень качества
Можете ли вы, положа руку на сердце, назвать хотя бы один квартал, в котором налоговая отчетность вашей компании была безупречной? Чем крупнее организация, чем больше оборотов, документов, проводок, тем больше бухгалтеров участвуют в этом процессе, а отчетность объективно все дальше отходит от идеала. Более того, ничего идеального не бывает в принципе. Невозможно идеально прибраться в квартире, нельзя сделать идеально ровный стол, даже эталон килограмма в Парижской палате мер и весов имеет определенную погрешность.
При этом главные бухгалтеры — люди не просто ответственные, а слишком ответственные. Они постоянно пытаются сделать свою работу лучше и лучше. И если бы не жесткие сроки сдачи отчетности, ни одна декларация так и не была бы сдана, потому что в ней нужно еще кое-что подправить. К чему это приводит — наглядно показывает следующий пример.
Один из поставщиков неправильно оформил счет-фактуру — например, поставил факсимиле вместо подписи. Документ на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Бухгалтер с окладом 25 000 руб. начинает звонить поставщику и просить новый счет-фактуру. На «выбивание» документов уходит, предположим, часа три. Снова начинаем считать. На языке цифр — это 426 руб. из зарплаты бухгалтера. То есть он спас 180 руб., а потратил 426 руб.
Генеральный директор спрашивает: «Чем занималась сегодня моя бухгалтерия?» — «Мы спасали НДС». — «Какой?» — «180 рублей». — «Замечательно. Я плачу 25 тысяч рублей, а они мне 180 спасают» При этом вероятность, что налоговая проверит этот период, — 50/50. А шансов на то, что эту оплошность найдут и признают ошибкой еще меньше — процентов десять. Таким образом, общая вероятность, что эта ошибка выйдет нам боком, — всего 5 процентов. А убыток в 426 руб. вполне реальный, 100-процентный.
Поощрения от генерального директора в таком случае ждать не приходится. Если бухгалтерия занимается копейками, а тратит тысячи, о каком увеличении зарплаты может идти речь? Что можно тут сделать? Есть замечательное правило Парето, «20/80». Оно гласит, что 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. А чтобы добиться оставшихся 20 процентов, потребуются оставшиеся 80 процентов трудозатрат. Получается, что каждый следующий процент улучшения, начиная с 81-го и заканчивая сотым, дается нам очень непросто и дорого. При этом существенного повышения качества не чувствуется.
Заказчику не нужно избыточное качество продуктов, особенно если оно обходится значительно дороже. Никому не нужна идеально убранная квартира, так как на эту уборку уйдут все выходные. Обычно достаточно навести элементарный порядок. Никому не нужен идеально ровный стол, так как он будет очень дорого стоить. Достаточно, чтобы ножки не шатались. А генеральному директору не нужна идеальная отчетность — лучше заплатить доначисленные налоги за найденные ошибки. При этом 80 процентов сэкономленного времени бухгалтеров можно будет потратить на более существенные, с его точки зрения, дела.
Правило Парето для бухгалтерии (20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 20 требуют 80% трудозатрат)
Перечень бухгалтерских продуктов — залог взаимопонимания с директором
Итак, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит. Перечень будет содержать как типовые продукты (вроде обработки первичных документов), так и очень специфические (типа сбора денег на подарки сотрудникам по случаю дня рождения). Главное не стесняться и записывать все, на что тратится рабочее время. Далее необходимо проанализировать этот список и распределить продукты на три группы. Первая группа — те продукты, которые вы сами можете выкинуть ввиду их бесполезности. Вторая — продукты, требующие согласования с генеральным директором. И наконец, третья — те, что, без сомнения, являются основными.
Бесполезные продукты — поездки в банк с чековой книжкой. Сколько времени тратится на заполнение чека, дорогу и очередь в кассу? Вместо этого можно оформить корпоративную пластиковую карту, по мере необходимости перечислять на нее деньги с расчетного счета через систему «банк-клиент» и снимать их в любом банкомате. Пример продукта, в котором вы можете сомневаться, — стоит ли терять время в приемной в ожидании генерального директора? Лучше уточнить у него самого, ведь он может и не догадываться, сколько минут или часов вы проводите в ожидании. И пусть начальник, как заказчик, примет решение, что делать. Вполне возможно, вы так и будете продолжать сидеть в приемной, но по крайней мере директор будет в курсе, на что расходуется ваше время.
Важная деталь
Чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит.
Когда перечень продуктов будет согласован, определите уровень их качества. Если говорить о контроле дебиторской задолженности, какой критерий качества у нее может быть? Конечно же, сумма задолженности. Чем она ниже, тем выше качество вашей работы и ее трудоемкость.
Одно дело поддерживать уровень не более 1 млн руб. при обороте 10 млн. И другое — не выше 100 000 руб. при том же обороте в 10 млн. Если в первом случае бухгалтер будет тратить два часа в день, то во втором — все восемь. Следовательно, придется брать еще одного сотрудника, который будет заниматься исключительно задолженностью, а также увеличивать расходы на содержание бухгалтерии. Подготовьте соответствующие расчеты, чтобы руководитель выбрал оптимальное соотношение «дебиторки» и расходов на бухгалтерию, то есть те самые 80 процентов результата при 20 процентах трудозатрат.
И напоследок очень важный момент. Не стоит ждать, пока генеральный директор спросит, почему в бухгалтерии трудится так много людей, а результатов нет. Возьмите инициативу в свои руки, подготовьте перечень продуктов, которые производит ваш отдел, чтобы руководитель понимал, на что тратится ваше рабочее время.
Контрольная задачка
Попробуйте рассчитать оптимальные трудозатраты.
Зарплата бухгалтера ООО «Икс» равна 30 000 руб. Из ООО «Игрек» этот бухгалтер получил неправильно оформленный счет-фактуру на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Сколько времени имеет смысл потратить на то, чтобы договориться с контрагентом о новом счете-фактуре, при условии, что в месяце 22 рабочих дня, а в рабочем дне 8 часов?
Правильный ответ
Часовая ставка бухгалтера ООО «Икс» — примерно 170 руб. Поэтому времени на то, чтобы добиваться от контрагента правильного счета-фактуры, можно потратить не более 1 часа.
Статья напечатана в журнале «Главбух» № 4, 2012
Источник
| |||||||||||||||
Источник
Что такое ЦКП?
Ценный конечный продукт (ЦКП) — это тот результат, который достигается деятельностью компании или реализацией отдельных бизнес-процессов. В зависимости от специфики продукта потребителем может выступать как внешний клиент, так и подразделение предприятия (например, когда производственная линия поставляет отделу продаж готовую продукцию).
Что означает аббревиатура ЦКП:
- ценный — субъективное качество, которое влияет на решение о его приобретении; благодаря ценности продукт можно обменять на необходимые организации ресурсы, за него готовы платить;
- конечный — завершённый, то есть соответствующий заданным показателям качества и функциональности, полностью готов к использованию;
- продукт — результат процесса или совокупности процессов, который можно увидеть, измерить, оценить, применить по назначению.
Ценный конечный продукт вашей организации
Принципы ЦКП универсальны: они действуют для любой промышленной, экономической или политической группы, независимо от её масштабов. Ценный конечный продукт является основой бизнеса, причём степень его ценности определяется не производителем или продавцом, а исключительно потребителем (если товар или услуга не нужны потребителю, значит, они не имеют никакой ценности и для предприятия).
Вы когда-нибудь задумывались, каков ЦКП вашей компании? Давайте возьмём для примера магазин бытовой техники.
Казалось бы, тут нет ничего сложного: на первый взгляд, ценным конечным продуктом магазина является прибыль от реализации стиральных машин и пылесосов. На самом деле это распространённая ошибка, и продавец, придерживающийся такой точки зрения, неизбежно теряет продажи.
Рассмотрим такую ситуацию: покупательница выбирает телевизор. Консультант, настроенный на продажу телевизора, рассказывает всё о технических параметрах различных марок, акциях, обслуживании. Однако через некоторое время дама уходит из салона без покупки.
Покупательнице не нужна лекция о технических особенностях телевизора, возможно, она даже ничего в них не понимает. Если бы в качестве ценного конечного продукта магазин декларировал не прибыль, а удовлетворение потребностей клиента, консультант построил бы диалог иначе. Он обсудил бы с дамой действительно важные для неё вещи:
- сколько часов ежедневно семья смотрит телепередачи;
- каковы габариты помещения, в котором покупательница планирует установить новую технику;
- позволяет ли прочность стен монтировать кронштейны и т. п.
Если бы консультант интересовался обстоятельствами конкретной покупки, он смог бы продать данной покупательнице не телевизор, а новый уровень удобства.
Если под ценным конечным продуктом продавца подразумевать довольного клиента, то прибыль превращается из самоцели в показатель, измеряющий ценность предлагаемого продукта. А товар (в данном случае — техника) становится тем, чем он и должен быть: ЦКП завода-изготовителя.
Недаром крупные концерны, разрабатывая стратегические планы, опираются на идеологию компании, а ЦКП непременно отражается в формулировке миссии. Корпоративная культура, транслируемая руководством, помогает рядовым сотрудникам эффективно трудиться на достижение стратегических целей.
Например, ценным конечным продуктом компании «Business Booster» является не программа, а систематизация бизнеса клиента с устойчивым масштабированием при высвобождении личного времени собственника.
ЦКП сотрудников в различных бизнес-процессах
Для увеличения прибыли необходимо определять не только ЦКП предприятия в целом, но и конечный продукт каждого сотрудника, вплоть до уборщиков. Зная, как должен выглядеть результат той или иной деятельности, руководитель и работник могут получить чёткое представление, за что именно выплачивается зарплата по данной штатной единице. Кроме того, определение ЦКП помогает корректно и ясно формулировать положения должностных инструкций.
Внедрение ЦКП способствует разработке эффективной организационной схемы. В результате на предприятии появляется устойчивая структурированность: каждый сотрудник знает свои обязанности, полномочия, рамки ответственности. Систематизированный подход к управлению позволяет свести к минимуму спорные ситуации, срывы сроков, перегруженность сотрудников и, помимо прочего, облегчает процесс обучения стажёров.
Рассмотрим несколько примеров ценного конечного продукта сотрудников разного уровня.
Менеджер по продажам
Практика показывает, что только незначительная часть менеджеров понимает, в чём именно заключается их ЦКП. При опросах сотрудники называют разные варианты:
- обеспечение запланированного количества презентаций;
- рассылка писем с коммерческими предложениями;
- довольный потребитель;
- увеличение клиентской базы и т. п.
На самом деле ценным конечным продуктом менеджера по продажам является выручка, приток денег в компанию. При этом важно не путать выручку с прибылью: за прибыль отвечает финансовый директор, поскольку именно он управляет распределением средств.
Выше мы говорили, что ЦКП компании должно заключаться в удовлетворении потребностей клиента. Так почему же «довольный потребитель» сам по себе не является целью работы менеджера? Тому есть несколько причин. Во-первых, ответственность за удовлетворение потребностей клиента лежит на том, кто изготавливает продукт. Во-вторых, заполучить клиента можно разными способами, например, простимулировав покупку большим пакетом бонусов и скидок, наносящим урон компании. В-третьих, если менеджер по каким-то причинам не справляется, и руководителю приходится завершать сделку, то продукт сотрудника уже нельзя назвать конечным.
Руководитель отдела сбыта
У начальника отдела продаж широкий круг обязанностей: организация работы, контроль за показателями, координация, составление отчётности. Все эти действия должны подчиняться концепции ценного конечного продукта руководителя отдела продаж. Если цель менеджера — выручка, то ЦКП руководителя можно сформулировать как обеспечение дохода, превышающего расходы. То есть начальник отдела сбыта знает уровень потребности предприятия в финансовых ресурсах и прилагает все усилия к тому, чтобы поддерживать необходимый объём продаж, контролируя работу каждого менеджера.
Подобный подход справедлив для любого подразделения: ценный конечный продукт руководителя отдела равен совокупности ЦКП его подчинённых.
Маркетолог
Маркетинг — это не только активная реклама. Обязанности маркетолога можно сформулировать следующим образом: подготовка, упаковка, размещение продукции на рынке таким образом, чтобы в результате этих действий у клиента возникло желание приобретать предложенный товар или услугу.
Следовательно, ценным конечным продуктом маркетолога является не освоенный рекламный бюджет, а завершённая кампания, которая обеспечила большой поток откликов от клиентов.
Бухгалтер
Если ЦКП — это завершённый результат, который можно передать в руки потребителю, то что можно назвать ценным конечным продуктом бухгалтера? Ответ частично зависит от круга обязанностей, возложенных на бухгалтера в каждом конкретном случае. На одном предприятии специалист в одиночку «тянет» на себе все финансы, на другом — функционирует целый штат: главбух, бухгалтер по первичной документации, по зарплате, по налогам.
Однако в общем смысле ЦКП бухгалтера заключается в обеспечении сохранности активов организации, которое достигается путём безупречного ведения документов по финансовым операциям (учёту) и выражается в системе отчётности.
ЦКП руководителя
И, наконец, поговорим о ценном конечном продукте руководителя или собственника бизнеса.
Многие руководители ошибочно полагают, что их ЦКП являются такие функции, как организация работы или обеспечение отделов всеми необходимыми ресурсами. На самом деле это именно функции, призванные обеспечить производство ценного конечного продукта, но не более того. А ценный продукт руководителя — это вся деятельность компании. Если вы продаёте юридические услуги на аутсорсинге, то вашим конечным продуктом является не реестр инструкций или договоров, а отсутствие у клиента проблем с законодательством.
Или, допустим, вы занимаетесь установкой стеклопакетов. Тогда ваш ценный продукт можно сформулировать как «оплата договора по качественной установке окон на объекте заказчика».
Обратите внимание, что ЦКП формулируется в прошедшем времени — действие завершено. Если по каким-то причинам заказчик не получил своих окон или не оплатил работу, значит, в данном конкретном случае руководитель не произвёл ЦКП.
Почему менеджеры не понимают свой ЦКП
Ценный конечный продукт каждого сотрудника должен соответствовать стратегическим целям компании. Если менеджер не ощущает себя частью предприятия, то у него не может сформироваться понимание, что его работа — это звено в цепочке других бизнес-процессов. Он не понимает, что должен выдавать конкретный результат, который служит сырьём для деятельности следующего звена. До сотрудника необходимо доносить мысль, что он в определённой степени отвечает за общий успех компании, поскольку некачественное «сырьё» приводит к производству плохой продукции.
Если сотрудник осознаёт важность своего ценного конечного продукта, это повышает его мотивацию, он стремится развиваться в рамках своей области, а не просто «отбывать повинность» ради зарплаты.
Статистика как метод контроля ЦКП
Характеристики конечного продукта определяют потребность предприятия в тех или иных бизнес-процессах, а следовательно, и уровень расходов компании на обеспечение этих процессов. Эффективнее всего осуществлять контроль за продуктами подразделений и отдельных сотрудников с помощью системы статистик.
Любую деятельность компании, начиная с объёма производства и заканчивая уровнем сервиса, можно измерять и оценивать по конкретным показателям. Например, эффективность избранной стратегии наглядно отражается в увеличении прибыли или отсутствии прироста. Продуктивность маркетологов можно оценивать по количеству обращений клиентов: первичных, вторичных или по общему потоку, в зависимости от ориентированности организации на тот или иной сегмент целевой аудитории. Производительность бухгалтера наглядно отражает кривая снижения или возрастания расходов (например, налоговых).
Использование статистики помогает обеспечить рост ценного продукта: графики уровня показателей служат методом контроля для руководителя. А если сотрудник регулярно получает или сам ведёт статистические отчёты, он имеет возможность анализировать результаты своей работы.
Таким образом, система статистик является незаменимым инструментом управления: разработав систему показателей на текущий период, владелец может по первому требованию получать объективную картину положения дел на предприятии и незамедлительно принимать соответствующие меры. Используя этот инструмент, руководитель может эффективно управлять компанией, затрачивая минимум времени и не вникая в специфику деятельности каждого отдела.
Заключение
Важность ценного конечного продукта не всегда можно измерить с помощью денежного эквивалента. Например, успешное совещание можно считать ЦКП руководителя, если в результате были выработаны весомые решения. Вместе с тем ценность не определяется количеством вложенного в продукт труда или времени: многие работники затрачивают массу усилий (и ресурсов компании) только на подготовку к выработке результата или доработку своего/чужого продукта труда.
Ценность продукта измеряется уровнем в его потребности, желанием потребителя получить этот продукт. Поэтому одним из важных компонентов предпринимательского искусства является способность предугадывать колебания спроса в планируемом периоде и соответственно с этим выстраивать стратегию развития компании.
Источник